Газпром нефть (SAP E-Recruiting)

Автоматизация функций процесса подбора персонала

Особенности проекта:

• Интеграция с внешними сайтами: hh.ru;
• Большое количество корреспонденции между участниками процесса;
• Интеграция с системой управления компетенциями.

Функциональный объем:

• Создание заявки на подбор руководителем;
• Создание заявки на подбор рекрутером;
• Обработка заявки на подбор и создание объявления о вакансии;
• Создание внутреннего кандидата;
• Регистрация на вакансию внутренним кандидатом;
• Создание внешнего кандидата рекрутером;
• Регистрация агентствами внешних кандидатов;
• Поиск и присвоение рекрутером кандидата заявке на подбор;
• Поиск кандидата руководителем;
• Выбор кандидата-лидера;
• Согласование кандидата-лидера;
• Формирование предложения о работе;
• Ведение кадрового резерва.

Результаты проекта:

• Повышение контролируемости процесса;
• Снижение времени на закрытие заявки.

Автоматизация процесса согласования индивидуального компенсационного пакета и приглашения на работу

Функциональный объем:

• Управление организационной структурой (OM)
• Кадровый учет (PA),
• Подбор персонала (SAP E-Recruiting),
• Управление бизнес-процессами (SAP NetWeaver BPM)

Особенности проекта:

• Интеграция с процессом подбора персонала, обеспечивает единый и прозрачный процесс согласования индивидуального пакета вознаграждений и льгот кандидата на вакантную штатную должность всеми заинтересованными сотрудниками Компании.
• Реализован процесс автоматического формирования предложения о работе для кандидата с учетом любого дополнительного компенсационного пакета.
• После подтверждения кандидатом предложения о работе и утверждения даты выхода на работу, сотруднику автоматически создается учетная запись и рабочий e-mail для работы в системе.
• Использование технологий SAPNetWeaverBPMдля построения процессов согласования.

Результат проекта:

• Упрощение документооборота;
• Ускорение процесса согласования индивидуального пакета вознаграждений и льгот кандидата;
• Снижение трудозатрат на создание новых пользователей для работы в системе. 

Автоматизация процессов планирования, предоставления и переноса плановых отпусков в компании

Функциональный объем:

• SAP ERP HCM: Управление организационной структурой (OM), Кадровый учет (PA), Учет рабочего времени(PT);
• Сервисы самообслуживания (SAP ESS/MSS);
• Управление бизнес-процессами (SAP NetWeaver BPM).
  
  

Особенности проекта:

• Формирование графика отпусков для всех сотрудников компании;
• Утверждение графика отпусков сотрудников их непосредственными руководителями;
• Автоматическое создание записей о плановых отсутствиях;
• Дедлайны для выполнения задач в рамках планирования отпусков, как для сотрудников, так и для руководителей;
• Автоматический запуск процесса "запрос отпуска" в соответствии с графиком;
• Ручной запуск процесса "запрос отпуска" при необходимости отпуска вне графика;
• Согласование запрошенного отпуска с руководителем сотрудника;
• Возможность отложить плановый отпуск по решению сотрудника или рекомендации руководителя;
• Автоматическое формирование заявления и приказа для подписания сотрудником и его руководителем;
• Автоматический ввод мероприятия "Отпуск";
• Уведомление бухгалтерии о необходимости произвести расчет отпускных выплат.

Результаты проекта:

• Уменьшение объема работ и согласований при планировании отпусков;
• Упрощение процедуры создания и выхода в отпуск для конечных сотрудников и профессиональных пользователей;
• Уменьшение работы на создание заявлений/приказов;
• Автоматизирован процесс взаимодействия между сотрудником, руководителем и кадровым администратором;
• Автоматическая рассылка уведомлений связанным отделам (бухгалтерия) и ответственным лицам о задачах;
• Автоматическое формирование всего необходимого пакета документов;
• Дополнительная отчетность по планам и фактам отпусков.

ИНТЕРВЬЮ: Команда «Газпром нефти»: мы выбираем лучшие решения

С 2009 года « Газпром нефть» реализует масштабный проект по внедрению единого корпоративного шаблона управления персоналом и переводу всех предприятий на технологическую платформу SAP/1C. Этот проект уникален как по масштабу, так и по глубине задействованных инструментов. Многие функции, которые внедрены в «Газпром нефти», используются российскими компаниями пока очень ограниченно. О передовом опыте компании в области автоматизации HRM рассказали TAdviser Анжелика Сидорова - руководитель направления автоматизации Департамента по работе с персоналом, Сергей Дьяков - руководитель проектов и Тимур Бородулин - руководитель SAP проектов

• Автоматизация функций управления персоналом на базе решения SAP ERP HCM

Проект по разработке Системы управления персоналом был инициирован в рамках развития комплекса информационных технологий в ОАО «Газпром нефть». Высокие требования ОАО «Газпром нефть» к организации бизнес-процессов и понимание актуальных бизнес потребностей обусловили необходимость автоматизации функций управления персоналом.

«На исполнение данного проекта была привлечена компания ЭВОЛА, специалисты которой смогли правильно оценить все потребности и предложить оптимальное решение по автоматизации необходимых бизнес-процессов по управлению персоналом в ОАО «Газпром нефть». Критерием выбора исполнителя проекта внедрения было четкое понимание выявленных потребностей, опыт и знания в оптимизации сложных бизнес процессов Заказчика», - отмечает А.М.Хоробрых, начальник Департамента Информационных технологий, автоматизации и телекоммуникаций ОАО «Газпром нефть».

Компания ЭВОЛА начала работы в августе 2008 года, возглавив проектную команду, состоящую из нескольких подрядчиков. Под ее руководством был произведен анализ текущего состояния проекта, предложен план дальнейшего развития проекта, который четко описывал последовательность выполнения работ. В установленные сроки были запущены в эксплуатацию модули организационного менеджмента и кадрового учета в Московском офисе ОАО «Газпром нефть» и ряде предприятий Ноябрьского региона (13 предприятий).

Кадровый учет. При разработке форм отчетности были учтены специфические особенности всех подразделений, в том числе северных регионов, при этом, их старались делать универсальными, чтобы заложить возможность тиражирования в дальнейшем. А бизнес-процессы кадрового делопроизводства и их реализацию сделать простой и понятной для пользователей. В результате был достигнут компромисс между ограничениями системы и пожеланиями Заказчика и найдены оптимальные решения. Теперь все сотрудники кадровой службы ОАО «Газпром нефть» выполняют свои функции более эффективно. Внедрение решения SAP ERP HCM сделало информацию актуальной и доступной: теперь специалисты ОАО «Газпром нефть» имеют доступ к статусу своих заявок, например уведомление о заявке на отпуск («Ваш приказ на отпуск подписан»), к ограниченной личной информации коллег: фотографии, основные данные сотрудника (должность, подразделение, контакты). Внутренний информационный портал (кабинет, должность, телефон) значительно облегчает и увеличивает эффективность коммуникации внутри компании.Бизнес переходит на российское ПО, но отнюдь не массово

Табельный учет. Модуль табельного учета был запущен на месяц раньше планируемого срока. Преимущества от его внедрения особенно сильно почувствовали на себе работники бухгалтерии: реализованная возможность формирования табеля рабочего времени из системы, значительно уменьшила количество ошибок.

Расчет заработной платы. После запуска в опытно-промышленную эксплуатацию модуля кадрового учета начались работы по проектированию модулей учета рабочего времени и расчета заработной платы. Здесь в качестве особенностей можно выделить: - выполненную консультантами компании ЭВОЛА настройку внециклических расчетов без дополнительных разработок, - настройку расчета налогов для сотрудников, работающих на том же предприятии как внутренний совместитель (мультирасчет) с помощью возможностей стандартного решения SAP, - получение единой налоговой отчетности одновременно по трем филиалам. В настоящее время система находится в опытно-промышленной эксплуатации в режиме параллельного расчета заработной платы в двух системах (АМБА и SAP). Тестовый расчет за два месяца показал, что система готова к эксплуатации, работает корректно и без сбоев. Дальнейшее развитие предполагает тиражирование созданного решения на дочерние предприятия ОАО «Газпром нефть» а также внедрение сервисов самообслуживания сотрудников.

---

В октябре 2011 года на ХII саммите HR-директоров России и СНГ проект "Сапсан-Автоматизация", реализованный компанией ЭВОЛА для "Газпром нефти", стал самым технологичным проектом года, заняв 1 место в номинации "Технологии в управлении человеческими ресурсами".

Проект "Автоматизированное сопровождение в системе SAP-HR переезда компании ОАО "Газпром нефть" из Москвы в г. Санкт-Петербург (Сапсан-Автоматизация)" реализован совместными усилиями "Газпром нефти" и компании ЭВОЛА, команда которой объединила все участвующие в процессе модули системы SAP и создала единое пространство для учета и отражения в системе всех затрат, а так же контроля связанных с переездом процессов.

Автоматизированная поддержка релокации корпоративного центра "Газпром нефти" в Санкт-Петербург позволяет скоординировать работу многих служб, обеспечивающих процесс переезда сотрудников. А именно: вести учет и расчеты с персоналом, контролировать социальные пакеты сотрудников, оперативно оформлять кадровые перемещения и изменения в организационной структуре, контролировать затраты на командировки в рамках проекта, а также собирать затраты по всем указанным направлениям деятельности и оперативно реагировать на все новые идеи и изменения.

Для качественного кадрового обеспечения процесса переезда был выбран инструментарий корпоративной системы SAP HCM, для чего потребовалась ее серьезная модификация в короткие сроки. Для реализации проекта использовались информационные решения SAP ERP HCM, SAP FI, SAP ESS.

В результате проекта были разработаны автоматизированные механизмы контроля процесса переезда сотрудников, учета и контроля плановых и фактических выплат сотрудникам. Реализовано решение, позволяющее автоматически формировать документацию на переезд сотрудников в соответствии с требованиями законодательства РФ.

Благодаря автоматизации удалось построить автономную систему планирования и учета расходов на проект релокации корпоративного центра "Газпром нефти" в Санкт-Петербург. За счет интеграции с финансовым модулем затраты из бюджетов различных подразделений, относящиеся к проекту, учитываются корректно и своевременно. Для построения аналитики для контроля проекта используется система отчетности.